Сценарии использования Central Finance

Сценарии использования Central Finance (далее по тексту CFIN) – это комплексные решения, позволяющие на базе S/4HANA с включенной бизнес-функцией “CFIN” и SLT сервера решать различные задачи в ситуациях, когда в компании или холдинге имеется несколько исторических систем, автоматизирующих неунифицированные финансовые бизнес-процессы с различными основными данными и организационными структурами в каждой ERP-системе и есть потребность в централизации финансовой функции. То есть сценарии использования Central Finance – это on-line подключение различных систем к Центральной системе SAP S/4HANA для репликации детальных операций финансового учета, гармонизации данных из различных ERP-систем с целью формирования эквивалентных финансовых документов в Центральной системе и предоставления согласованной и актуальной финансовой информации в масштабах всей компании или всего холдинга.

В предыдущей статье Что такое SAP Central Finance? было рассказано про архитектуру Central Finance и первый этап развертывания решения. Теперь про развитие решения.

Напомню про архитектуру

и процессы, которые могут быть реализованы в сценариях CFIN:

Последующие этапы развертывания CFIN

CFIN предоставляет предприятиям возможность осуществлять преобразования, выходящие за рамки простой централизованной системы отчетности. CFIN эволюционировал от финансовой гармонизации и консолидации, чтобы добавить дополнительные ощутимые преимущества для бизнеса, включая централизованные платежи, централизованное управление дебиторской задолженностью и многое другое.

После первого уровня развертывания CFIN может стать центром процессов. Чтобы быть центром процессов, механизм CFIN необходимо использовать в качестве единственного “источника правды”. Это означает, что любые документы, созданные в исходных системах реплицируются в систему CFIN с использованием гармонизированных основных данных и организационных элементов. Также транзакции могут быть напрямую введены в системе CFIN. Как логическое следствие, все последующее управление позициями (например, дебиторская или кредиторская задолженности) выполняется в CFIN.

SAP публикует Road Maps который дает представление о направлении развития CFIN.

Корпоративной казначейство

Центральный процессинговый центр на базе CFIN фокусируется на централизации и стандартизации локальных финансовых процессов в центральной системе. Поскольку казначейство является корпоративной функцией, то CFIN как нельзя лучше подходит для функций Центрального казначейства.

Примечание: сама бизнес-функция CFIN не имеет специально выделенного функционала который можно назвать “Центральное казначейство”, но развертывание CFIN как решения является базой для реализации функций Казначейства

Если стоит задача по эффективному управлению рисками и денежными средствами и Корпоративное казначейство призвано решить эти задачи, то необходимы соответствующие технологии. Если существующие ландшафты ERP-систем, которые с годами становились все более и более сложными, оставляют мало возможностей для плавной интеграции любых новых функций и если фрагментированная архитектура исторических систем и неэффективные локальные процессы превратили отчетность о ликвидности и управление рисками компании в сложную задачу, то сложности и несоответствия необходимо срочно устранять, а устойчивость к различным типам рисков должна быть хорошо встроена в процессы казначейства и системную архитектуру.

Если стратегия Казначейства в централизации своих функций, то раннее внедрение централизованного технологического уровня, превращают Корпоративное казначейство в лидеров финансовых преобразований с S/4HANA. Для Корпоративного казначейства функции CFIN по сбору и обработке данных могут стать источником достоверной информации в объеме компании или холдинга, например все счета-фактуры со сроками платежей и банковские выписки. И это не просто хаб данных, для специализированной финансовой функции, такой как корпоративное казначейство, CFIN может стать двигателем бизнес-процессов, способствуя повышению эффективности операций и отчетности. Задачи Корпоративного казначейства могут включать формирование отчетов о состоянии денежных средств и подверженности рискам, а также принятие решений о межфирменном взаимозачете или распределении средств. Пример бизнес-выгод, полнота и точность: корпоративное казначейство не только получат легкий доступ к полной картине своей глобальной ликвидности и рисков, но также может “провалиться” к первоисточнику исходного документа и определить хозяйственную операцию, которая была основанием их позиции.

Наличие казначейства и управления рисками в каждой связанной системе может иметь некоторые недостатки, такие как более высокая стоимость, конфликты основных данных, в этом контексте Central Finance предлагает возможность настроить SAP Treasury and Risk Managemen (TRM) поверх согласованного набора данных, который обновляется в режиме реального времени. Следующие приложения TRM будут доступны с возможностями CFIN:

Менеджер транзакций (Денежный рынок, Иностранная валюта, Деривативы, Управление долгом, Ценные бумаги);
Анализаторы рисков (Кредитных, Рыночных, Портфельных);
Управление подверженности рискам;
Управление хеджированием.

S/4HANA Central Finance дает преимущество двум ключевым областям в Корпоративном казначействе:

Процессы денежной позиции и прогнозирования ликвидности.

Репликация кредиторской и дебиторской задолженности (AP/AR) в режиме реального времени из исходных систем на уровень Центрального казначейства, способствует дальнейшему повышению эффективности и гибкости прогнозирования ликвидности. Новые приложения S/4: Факт/Прогноз или Денежный пул, используют эту технологию и предлагают более динамичный способ построения отчетности и выполнения операций управлении казначейством Компании.

Управление финансовыми рисками.

Возможности агрегирования Central Finance автоматизируют и упрощают идентификацию рисков в частности в иностранной валюте, позволяя казначеям и финансовым директорам принимать более обоснованные решения по снижению рисков. В результате компания может добиться более высокой отдачи от капитала, эффективно оптимизируя затраты по займам на глобальном уровне.

Шаги развития Центрального казначейства

Использование возможностей CFIN для формирования только уровня отчетности для Казначейства группы. В большинстве случаев это отчеты о ликвидности и улучшение управления в таких областях, как управление банковскими счетами.
Развитие CFIN как транзакционной системы группы и перевод финансовых процессов из локальных систем в центральную систему. При таком подходе к формированию транзакционного уровня с целым рядом централизованно развернутых в CFIN процессов казначейства от POBO(PINO)/COBO и объединения денежных средств до управления хеджированием и выпуска облигаций, создается полнофункциональное Центральное казначейство.
Развитие аналитических решений в Центральной системе для прогнозирования и принятия стратегических решений.

Управление рисками

Управление рисками – это любая функциональность, связанная с управлением финансовыми рисками, позволяющая компании выполнять свои финансовые обязательства и обеспечивать предсказуемую эффективность деятельности. В большинстве компаний казначейство активно управляет ликвидностью и кредитным, валютным, процентным рисками.

Основное взаимодействие CFIN ограничивается передачей исходных данных для работы с рисками в казначействе. Хотя вся соответствующая бухгалтерская информация доступна через CFIN, функций управления рисками Central Finance не предоставляет. Таким образом, казначейство может активно управлять валютными рисками с любой позиции баланса или даже с любой отдельной позиции. Эта функция поддерживается соответствующим отчетом Обзор баланса валютных рисков (Review Balance Sheet FX Risk, F1588) в казначейском решении SAP (SAP Treasury and Risk Management). Поскольку данные из нескольких исторических систем теперь доступны в одной системе, они могут быть связаны в режиме реального времени с единой таблицей рисков, откуда ими можно управлять с помощью стандартных функций SAP по обработке позиций, подверженным рискам (Exposure Management), управлению рисками и хеджированием. Наличие данных в функциональности Exposure Management обеспечивает значительную ценность для общего снижения рисков. Важно подчеркнуть, что при репликации документов в центральную систему необходимо уделять внимание трансформации данных для единого понимания в центральной системе данных из локальных источников или изменению подходов в локальной системе.

SAP Cash and Liquidity Management

Управление денежными средствами и ликвидностью (SAP Cash and Liquidity Management) позволяет казначейству организации централизованно управлять банковскими счетами, точно анализировать денежные потоки и долгосрочные тенденции ликвидности. Менеджеры могут легко и интуитивно получить высокоуровневый обзор и подробную информацию о банковских счетах, денежном положении и движении денежных средств, что позволяет им принимать решения и предпринимать действия напрямую. Основные функции:

Управление взаимоотношениями с банками

Функционал “Управление взаимоотношениями с банками” позволяет централизованно управлять основными данными банковских счетов компании, используя процесс для управления открытием, закрытием, изменением и проверкой банковских счетов. Оптимизированный рабочий процесс и процессы двойного контроля также помогают повысить эффективность пользователей при выполнении задач, связанных с соблюдением различных требований. Также обрабатываются платежи и загрузки/выгрузки банковских выписок.

Можно решить следующие задачи: вести основные данные “домашних” банков и “домашних” счетов в этих банках, отображение банковских счетов в разных представлениях, включая представление иерархии банков и представление списка счетов, определение пользовательских представлений с использованием групп банковских счетов, управление денежными пулами и осуществление концентрации денежных средств, использовать контроль утверждения платежа для процесса согласования платежей, использовать процессы двойного контроля или документооборота для открытия, изменения, закрытия, повторного открытия и проверки банковских счетов.

Операции с денежными средствами

Функционал “Операции с денежными средствами” позволяет просмотреть краткосрочный прогноз денежных средств на основе импортированных банковских выписок, проверить денежные потоки, переходя от оборотов к позициям, и управлять банковскими переводами и исходящими платежами посредством процесса утверждения, чтобы понять их распределение, определить, достаточно ли средств на банковских счетах (или избыток) для выполнения платежных обязательств за день, и решить, следует ли инвестировать имеющиеся денежные средства в краткосрочной перспективе. То есть это определение и управление ежедневной денежной позицией (краткосрочная ситуация с денежными средствами в компании) по банковским счетам, а также оценка краткосрочных потребностей в денежных средствах и позиций ликвидности.

Доступны следующие функции:

Денежная позиция и краткосрочный прогноз денежных средств – можно использовать обзор денежной позиции или перейти к деталям и статьям движения денежных средств. На основе импортированных банковских выписок можно получить обзор состояния денежных средств и краткосрочный прогноз денежных средств. Это предоставляет информацию о текущем финансовом положении на банковских счетах и расчетных счетах в банках.

Банковские переводы – можно совершать межбанковские переводы и отслеживать детали переводов с помощью расширенного процесса подтверждения исходящих платежей.

Объединение денежных средств – можно определять денежные пулы и переводить средства между головным счетом и субсчетами для повышения эффективности управления денежными средствами.

Памятные позиции – можно создавать памятные позиции вручную и централизованно для ожидаемых денежных потоков, которые еще не сгенерированы в системе. Можно вручную деактивировать памятные позиции или разрешить им деактивироваться по истечении срока действия. Данные памятные позиции хранятся в One Exposure from Operations hub, который используются и в других приложениях для управления денежными средствами.

Другие – также можно просмотреть обзор банковских рисков и дефицитных денежных пулов. Анализ банковских счетов с низкими показателями и денежных пулов с дефицитом облегчает принятие решений о банковских переводах.

Управление ликвидностью

Управление ликвидностью позволяет анализировать прошлые фактические денежные потоки и прогнозировать среднесрочные тенденции ликвидности. Оно также обеспечивает управление циклом скользящего плана и мониторинг состояния планирования с анализом отклонений по плановым, фактическим и прогнозным данным.

Операции с денежными средствами состоят из повседневного управления притоком/оттоком денежных средств, контроля за “Банковскими рисками”, утверждения и мониторинга платежей. Обычно это управление наличием денежных средств сейчас и в ближайшие несколько недель. Управление ликвидностью, с другой стороны, представляет собой полное управление средствами на среднесрочную перспективу до конца года и далее.

Доступны следующие функции:

Анализ прогноза ликвидности – можно спрогнозировать среднесрочную и долгосрочную тенденцию ликвидности, получить обзор ликвидности и просмотреть подробную информацию о прогнозируемых суммах каждой статьи ликвидности.

Анализ фактического денежного потока – можно получить обзор ежедневных притоков и оттоков денежных средств, а также проанализировать подробную информацию за последние недели или месяцы по всем дочерним обществам и статьям ликвидности. Затем можно определить чрезвычайные и аномальные денежные потоки и убедиться, что они точны и соответствуют требованиям.

Скользящее планирование ликвидности – можно анализировать ликвидность на основе фактических, плановых и прогнозных данных, а также предупреждений о разнице между текущими планами и предыдущими. Также можно разработать план ликвидности для нового цикла планирования с процессом утверждения.

Возможный сценарий работы менеджера казначейства:

Отследить и обеспечить успешный импорт всех банковских выписок.
Проверить данные о денежном положении, проанализировать и убедится, что оно в порядке.
На основе прогнозов осуществить банковские переводы между разными банками и счетами, чтобы сбалансировать “Банковский риск”.
Согласовывать запросы на банковских переводов и исходящие платежи.

Что касается CFIN, то его роль в управлении денежными средствами в предоставлении данных начиная от заказов на покупку/продажу до данных дебиторской и кредиторской задолженности и по банковским счетам.

Фабрика платежей

Центральное казначейство может стать “фабрикой платежей” осуществляя Payment on Behalf of/Payment in Name of или Collections on Behalf of. CFIN упрощает интеграцию исходных ERP-систем с центральной системой, где находится “фабрика платежей”. Документы кредиторской и дебиторской задолженности реплицируются в систему CFIN. Платежи выполняются в Центральной системе с использованием стандартной для S/4HANA функциональности.

Централизованные платежи (Central Payment in S/4HANA Central Finance)

В Центральной системе могут выполняться различные процессы, например Централизованные платежи. Вместо взаимодействия с внешними банками из каждой отдельной исходной системы, всеми банковскими операциями можно централизованно управлять из системы CFIN. Функциональность “Централизованный платеж” в SAP Central Finance позволяет осуществлять централизованные платежи и выполнять централизованные зачеты требований в Центральной системе вместо каждой из исходных систем. В случае активации Центрального платежа для определенного юридического лица обработка открытых позиций всех счетов клиентов и поставщиков для этого юрлица полностью переносится в Центральную систему. В системе-источнике эта открытая позиция становится технически выравненной (закрытой). Соответствующие открытые позиции клиента и поставщика находятся в Центральной системе, поэтому все связанные процессы обработки открытых позиций, касающиеся клиента и поставщика, должны быть перенесены в Центральную систему. К таким процессам относятся: напоминания, переоценка позиций в иностранной валюте, расчет процентов, переписка с контрагентов по открытым позициям, перегруппировка кредиторской/дебиторской задолженности, резервы по сомнительной дебиторской задолженности, расчет и корректировка баланса, процесс выверки между компаниями группы, отчетность по итогам месяца, например, список открытых позиций и т.д.

Преимущества централизованного платежа:

Централизованное управление открытыми позициями и отчетность по задолженности, включая просроченную.
Оперативная отчетность в режиме реального времени с пользовательским интерфейсом SAP FIORI.
Стандартизированные платежные процессы.
Централизованные процессы работы с дебиторской и кредиторской задолженностью, такие как планирование ликвидности, расчеты кредитного риска и т.д.
Сократите затраты на взаимодействие с банками.

Однако здесь важно отметить, что платежные и расчетные документы не копируются обратно в исходную систему в рамках решения CFIN. Жизненный цикл счета-фактуры в исходной системе завершается в статусе “Технически выровнен”. Копирование платежей из CFIN в исходную систему для обеспечения формирования в исходной системе полного баланса и наличия информации для оперативной работы с контрагентами – это отдельная работа в рамках проекта внедрения. Для этого могут использоваться стандартные инструменты ALE и PO.

В сценарии Централизованного платежа также могут участвовать документы запроса авансового платежа (памятные позиции), которые также реплицируются в CFIN. Запрос авансового платежа может создаваться как по Заказу на продажу (SD) так и по Заказу на покупку (MM). Для входящих авансов в CFIN также доступна опция ссылки на Заказ на продажу в исходной системе (средство поиска с удаленным вызовом данных в исходной системе).

Для предотвращения дублирования операций в системе источнике и CFIN, которые могут нарушить консистентность данных, применяется функциональность CSPC и виртуальный токен, который может одновременно находится только в одной системе и разрешать действия над позицией. При этом токен существует параллельно с репликацией данных и если в результате репликации документ сторно еще не проведен в CFIN (например, в результате ошибки), но сторнирован в системе-источнике, то токен не позволит выполнить операции с позицией в CFIN, так как она будет сторнирована после устранения ошибки и завершения репликации.

Налоговая отчетность по НДС на основе ACR

Налоговые отчеты на основе ACR: Журнал счетов-фактур, Книга покупок, Книга продаж, Декларация, Декларация по импортным операциям могу формироваться в CFIN на основе реплицированных данных. Дополнительная информация из логистических документов (AVL – Accounting View of Logistics Information), необходимая для формирования налоговой отчетности, реплицируется в CFIN.

В CFIN Учетный ракурс логистической информации (AVL) используется для репликации операционных (логистических) данных из исходных систем, что вместе с репликацией финансовых данных позволяет ACR составлять централизованную налоговую отчетность в Центральной системе. В рамках этой интеграции передается подмножество данных из документов о закупках, документов о продажах, счетов-фактур клиентов и счетов-фактур поставщиков.

В случае необходимости получения данных из non-SAP систем, в SLT присутствует контент (таблицы в структуре данных SAP), которые должны быть заполнены с использованием клиентской разработки или решения SAP-партнера (то есть такое решение не входит в объем функциональности поставляемой SAP в рамках CFIN).

Управления дебиторской задолженностью (SAP Receivables Management)

Оценка и управление кредитоспособностью (SAP Credit Evaluation and Management in SAP S/4HANA)

Кредитоспособность и платежеспособность деловых партнеров влияют на бизнес-результаты компании. Необходимо использовать оценку кредитоспособности (при оформлении заказов на продажу и выполнении поставок) и управлять ею для снижения риска финансовых потерь и оптимизации деловых отношений с деловыми партнерами. Это помогает компании в раннем определении риска потерь по дебиторской задолженности от деловых партнеров и в эффективном и даже автоматизированном принятии кредитных решений.

Основные данные – можно централизованно управлять всеми основными данными делового партнера, относящимися к кредитному риску. Эти данные включают текущий кредитный лимит, кредитный рейтинг и класс риска. Поля основных данных содержат историю изменений с информацией о пользователе, времени изменения и измененных значениях.

Оценка делового партнера – можно определить баллы рейтинга по основным данным делового партнера, например, по стране/региону деятельности или по поведению при оплате.

Запрос кредитного лимита – можно автоматически рассчитать кредитный лимит делового партнера и внедрить процедуру утверждения, при которой изменения кредитного лимита могут быть проверены и одобрены ответственным кредитным контролером.

Оценка кредитоспособности и анализ – можно отображать данные о деловых партнерах, относящиеся к кредиту, такие как сводная информация о платежном поведении, кредитный риск или использование кредитного лимита. Можно анализировать кредитные профили и использование кредитных лимитов деловых партнеров.

Документально подтвержденное кредитное решение – для быстрого принятия решений о заблокированных заказах на продажу или размере кредитного лимита служба оценки и управления кредитоспособностью оказывает поддержку кредитному контролеру в определении необходимых данных, связанных с клиентами и их анализе. Отрицательные кредитные решения сохраняются вместе с данными, которые приводят к принятию решения, в виде документированных кредитных решений. Можно обрабатывать заблокированные заказы на продажу в рабочем списке с документально подтвержденными кредитными решениями.

При внедрении централизованной оценки и управлении кредитоспособностью в Центральных системе необходимо учитывать процессы локальных платежей и/или централизованных платежей. Чтобы включить обновление кредитного риска, в любом случае необходимо использовать сценарии ALE и веб-сервисов. Кроме того, если используется локальный платеж, то статус выравнивания открытых позиций должен быть отправлен в Центральную систему для подтверждения снижения кредитного риска.

Разрешение споров (SAP Dispute Resolution in SAP S/4HANA)

Разрешение споров позволяет расследовать и разрешать спорные случаи по открытой дебиторской задолженности. Деловые партнеры могут недоплатить или не оплатить дебиторскую задолженность вовремя и получатель платежа должен расследовать и разрешить спор. С помощью функции разрешения споров можно упорядочивать и хранить всю информацию и документы, относящиеся к спорному делу. Сюда входят данные, которые уже существуют в бухгалтерском учете, и новые данные, которые вводятся при создании дела о споре. Спорные дела могут быть обработаны другими ответственными лицами в компании.

Рассмотрение спорных дел – можно создавать случаи возникновения споров, например, при обработке платежей дебитора или во время анализа просроченных открытых позиций. Спорные дела могут открываться или закрываться автоматически на основе полученных платежей. Можно устанавливать и снимать блокировку напоминаний и создавать переписку либо вручную, либо настроить систему таким образом, чтобы переписка автоматически отправлялась клиентам.

Интеграция с дебиторской задолженностью – можно управлять спорами, связанными с дебиторской задолженностью, такими как недоплаты или просроченные позиции. Можно сделать случаи возникновения споров видимыми в бухгалтерских проводках и обновлять информацию в случае возникновения споров в проводках расчетов (во входящих платежах или взаимозачете с кредиторской задолженностью или кредитовыми мемо). Все коллеги могут проверить текущий статус дела о споре. При проводках выравнивания случаи споров обновляются автоматически, и обработчик дела о спорах всегда информируется о последних действиях в бухгалтерском учете.

Присваивание кредитовых мемо и платежей – можно присвоить кредиторскую задолженность или кредитовые мемо и платежи для открытых позиций счетов-фактур. Когда система выравнивает счет, для которого существует случай спора с кредитовым мемо или платежом, случай спора обновляется.

Анализ спорных случаев – отчетность позволяет отслеживать процесс рассмотрения споров.

Одним из сценариев интеграции SAP Dispute Resolution с CFIN является использование функции Централизованных платежей. Процессы обработки открытых позиций (дебиторской задолженности) должны выполняться в Центральной системе, если активирован Центральный платеж, поэтому случаи споров будут создаваться из открытых позиций такого клиента в CFIN. В противном случае, в сценарии локальных платежей, Центральная система должна быть подключена к исходной системе, чтобы получить информацию об открытых позициях для создания дела о споре, а также для обновления статус дела о споре.

Сбор дебиторской задолженности (SAP Collection Management in SAP S/4HANA)

Решение SAP Collections Management (Управление истребованием дебиторской задолженности) помогает в проактивном управлении дебиторской задолженностью и в истребовании непогашенной дебиторской задолженности применяя индивидуальную политику сбора денежных средств для каждого контрагента. Используя основные данные деловых партнеров, данных о дебиторской задолженности и настраиваемые стратегии сбора платежей, можно оценивать клиентов и расставлять приоритеты с точки зрения управления дебиторской задолженностью, то есть настраивать стратегии периодического формирования списков дебиторов, с которыми необходимо установить контакт для выяснения причин неплатежа и получения обязательств по погашению просроченной позиции. Клиенты, которые удовлетворяют критериям, определенным в стратегии, распределяются по рабочим спискам в которые включается вся необходимая для контакта с клиентом информация. Можно вызвать конкретные рабочие списки и инициировать контакт с клиентами по списку в порядке их приоритета. После того, как проведена коммуникация с клиентом, можно задокументировать результат контакта, создать в системе обещание оплатить (фиксировать взятые клиентом на себя обязательства по погашению задолженности), которое влияет на ликвидность, вести в системе всю историю отношений с контрагентом, настроив повторное напоминание или, если используется управление спорами (SAP Dispute Management), создав дело о споре. Как результат можно проверить, получены ли входящие платежи, как было обещано, и, если используется управление спорами, вы можете проверить статус споров по платежам.

Что касается интеграции SAP Collection Management с CFIN, то те же условия использования открытых позиций, что доступны для Управления спорами (SAP Dispute Management) доступны и в процессе Управления сборами. В случае активации централизованного платежа все открытые позиции будут находиться в Центральной системе, поэтому нет необходимости в дополнительной интеграции, кроме открытых позиций.